Как работникам предоставлять авансовые отчеты по командировкам и ГСМ для возмещения затраченных собственных средств?

Интересует разрешение спорных вопросов по теме: Авансовые отчеты по командировкам и ГСМ, возмещение собственных средств:
1) Можно ли предоставлять АО в бухгалтерию + чеки по ГСМ за два - три месяца сразу одним АО + один путевой лист? Если такая возможность есть, то почему? Выдержки с законов желательно или каких то практик, разъяснений. Трачу свои личные средства, под отчет ничего не беру.
2) Так же прошу разъяснить максимальные сроки отчетности по АО командировок, если происходят траты, то только из личных средств, под отчет так же ничего не беру.
ЛНА в компании по этой теме нет. 
3) Если сотрудники бухгалтерии требуют к авансовому отчету служебную записку, то она должна быть подписана только непосредственным руководителем? 
Ситуация: К учету нужно принять чек товарный (оригинал забыл на заправке, есть только товарный чек) кто должен подписать служебку? бухгалтер, глав бух фин директор?